Kenniskaart

Met de kenniskaart worden afspraken vastgelegd en gevalideerd.

Afspraken over producten, diensten, processen, activiteiten, documenten met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden:

Integratie van informatie is vaak nauwelijks In Controll, zeker als je kijkt naar de verschillen tussen processen en systemen. Terwijl informatie met elkaar in verband brengen een van de belangrijkste zaken is om goede besluiten te kunnen nemen en eenduidige managementinformatie te kunnen genereren.  Wij noemen een kenniskaart ook wel een view op informatie, een overzichtelijke matrix die volledig af te stemmen is op de informatiebehoefte van elke afzonderlijke functionaris.

 

De oorzaak dat informatie nauwelijks "In Controll" is zit vaak in het gebruik van verschillende informatiestructuren, zoals in de begroting, mandaten, rapportages, projecten, processen, documenten, klantsystemen, verordeningen en de inhoud en inrichting van andere informatiestructuren. Deze lopen gigantisch uit de pas en zijn vaak totaal verschillend waardoor mensen dagelijks langs elkaar heen werken en praten. Afstemming kost veel geld en onnodig veel doorlooptijd.

Op deze manier is de kenniskaart een hulpmiddel voor het vastleggen en structureren van informatie in een organisatie. Het ultieme doel is het creëren van samenhang en afstemming van het taalgebruik tussen management, vakspecialisten en de informatiebeheerders en ICT.

Het afstemmen van het taalgebruik (gekozen terminologie) is noodzakelijk om te voorkomen dat termen als “product” of “proces” op de verschillende niveaus een andere betekenis hebben. Dat leidt immers tot onbegrip en miscommunicatie.

De kenniskaart is dus tegelijkertijd een prima communicatiemiddel. De indeling van de kolommen kunnen naar behoefte van de organisatie worden opgezet en uitgebreid en worden uiteindelijk ingevuld in overleg tussen vakafdeling, management en informatiespecialist.

Aan de hand van de informatiestructuur en de samenhang daarin die vastgelegd is op de Kenniskaart adviseren wij over de structuur en de inrichting van het digitale en fysieke archief, de
documenten en dossiers. Maar ook over de inrichting van informatiesystemen,
zoals DMS, RMA en ECM en de inrichting en integratie met verticale applicaties
of die van websites (contents). Wij vertalen de meta-informatie van de
kenniskaart samen met uw medewerkers naar een werkbaar, bruikbaar en
eenvoudige informatiestructuur en zoeknavigatie.

Voorbeeld

Keniskaart